Depot arsip pada Dinarspus Kabupaten Purbalingga

Oleh Nani Herawati, SH (Ka Sie Binwas dan Layanan Kearsipan) pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purbalingga

Menjadi sebuah keprihatinan bagi insan kearsipan, manakala terjadi kehilangan arsip yang merupakan arsip penting bahkan merupakan indentitas sekolah, yang dibutuhkan sebagai bahan bukti legalitas pendidikan seorang alumni. Faktanya ketika seorang alumni sekolah mencalonkan diri sebagai Legislatif dan Pejabat Negara, tidak cukup melampirkan ijazah yang telah dilegalisir namun Instansi yang berwenang juga akan konfirmasi kepada sekolah untuk cek data legalitas ijazah alumni. Data alumni sangat tersentral pada Buku Induk Sekolah, karena Buku Induk memuat identitas siswa beserta nilai rapot dan Nilai Evaluasi Belajar Tahap Akhir Siswa. Begitupun ketika alumni kehilangan ijazah, maka sekolah akan membuka kembali Buku Induk sebagai referensi keabsahan siswa ketika bersekolah.

Permasalahan klasik arsip vital sekolah pada masing-masing sekolah belum dikelola dengan baik, sehingga banyak arsip yang rusak dan bahkan hilang. Jenis arsip vital sekolah antara lain adalah Surat Keputusan Pendirian Sekolah dan Surat Ijin Operasional Sekolah, Sertifikat akreditasi sekolah, Buku Induk, Foto Copi Ijazah dan SKHU. Surat Keputusan Pendirian Sekolah dan Surat Ijin Operasional Sekolah, biasa digunakan sebagai persyaratan pencairan bantuan sekolah.

Berdasar pertimbangan tersebut di atas, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purbalingga sejak Tahun 2015 kemudian mengadakan kegiatan kearsipan yang bertujuan penyelamatan dan pelestarian arsip sekolah yaitu :

  1. Bimbingan Teknis (Bimtek) Arsip Sekolah

Bimtek dilaksanakan dalam rangka peningkatan kompetensi SDM Kearsipan Sekolah dan penyelarasan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai norma. prosedur dan kaidah kearsipan Nasional. Seluruh Pengelola Arsip Sekolah SMP, SMA / SMK Negeri dan Swasta secara bertahap telah mengikuti kegiatan Bimtek Kearsipan.

  1. Pembinaan Kearsipan

Pembinaan kearsipan merupakan kelanjutan kegiatan Bimtek Kearsipan, dilaksanakan setelah Tenaga Teknis Kearsipan Sekolah mengikuti Bimtek. Pembinaan kearsipan bertujuan untuk monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan hasil Bimtek Kearsipan serta pemberian bantuan sarana dan prasarana kearsipan sebagai simulasi penyelenggaraan kearsipan sekolah.

  1. Pendampingan Pengelolaan Arsip Sekolah

Kegiatan pendampingan pengelolaan arsip sekolah adalah inisiatif dari sekolah dengan tujuan agar Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purbalingga memberikan bekal pengelolaan arsip sekolah kepada segenap jajaran sekolah. Kegiatan pendampingan ini berupa teori dan praktek pengelolaan arsip dalam rangka pelestarian dan penyelamatan arsip sekolah yang meliputi pengelolaan arsip dinamis, arsip vital dan arsip statis sekolah, termasuk kegiatan penyusutan arsip.

  1. Digitalisasi Arsip Sekolah

Kegiatan alih media atau digitalisasi arsip sekolah focus pada arsip vital sekolah yaitu Buku Induk dan Ijasah serta SKHU Siswa. Tujuan digitalisasi antara lain adalah menyediakan back up arsip sekolah, sehingga apabila terjadi kerusakan dan kehilangan arsip telah tersedia dalam bentuk digital, memudahkan alumni dalam mendapatkan data ketika akan mengadakan reuni, meningkatkan layanan arsip sekolah karena untuk keperluan apapun telah dapat dengan mudah di akses dan dapat dengan cepat tersaji arsip yang dibutuhkan.

  1. Preservasi Arsip Sekolah

Preservasi Arsip Sekolah adalah kegiatan perbaikan arsip sekolah terutama buku induk yang telah rusak baik oleh hama, alam maupun penyimpanan arsip yang tidak baik. Kurun waktu penciptaan arsip buku induk adalah seusia dengan pendirian dan ijin operasional sekolah. Sekolah tertua untuk tingkat SMP Negeri berdiri tahun 1960 sedangkan SMP Negeri yang termuda adalah berdiri Tahun 1985. Penyimpanan yang tidak tepat menyebabkan arsip yang telah berusia tua dalam kondisi yang rapuh dan rusak.

  1. Lomba Tertib Arsip Sekolah

Lomba Tertib Arsip Sekolah diselenggarakan dalam rangka memberikan motivasi dan apresiasi positif kepada Sekolah yang telah menyelenggarakan kearsipan dengan baik dan benar serta mampu memberikan layanan kearsipan dengan sistematis dan praktis melalui ide novasi terhadap arsip sekolah. Lomba Tertib Arsip Sekolah juga bertujuan agar tersedia Sekolah Percontohan Tertib Arsip di Kabupaten Purbalingga.

 

 

Facebook Comments
Like